Zgodnie z art. 6 ust. 2 ww. ustawy: „Deklaracje, o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. a, są składane w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, za pomocą systemu teleinformatycznego Krajowego Ośrodka, na formularzach opracowanych i udostępnionych w tym systemie przez Krajowy Ośrodek (…).”

Przypomina się, iż podmioty, o których mowa w art. 3 ww. ustawy, zobowiązane są do składania Dyrektorowi Generalnemu KOWR deklaracji wykazujących wysokość zobowiązania na rzecz właściwego funduszu promocji, z wyszczególnieniem kwoty naliczonej oraz kwoty pobranej. Deklaracje składa się za okresy kwartalne, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kwartale.

Jednocześnie podmioty te są obowiązane – bez uprzedniego wezwania Dyrektora Generalnego KOWR – do samodzielnego obliczenia należnej kwoty wpłaty na dany fundusz promocji za dany kwartał oraz jej przekazania w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po zakończonym kwartale.